Samfunnsstyret på Lillehammer

Nedenfor er vervbeskrivelsene for alle verv listet opp. Disse er gjeldende for studieåret 2026-27. 

Leder

• Se sentrale vervbeskrivelser i Teams. Leder er BDM og Attestant, men kan velge å delegere attestant ansvaret over på økonomi 1 eller økonomi 2, dette er et valg som må tas av leder hver høst. Dersom leder mener at den som de har gitt ansvaret til på høsten ikke gjør jobben godt, kan de ta attestant ansvaret selv eller gi det til den andre økonomi ansvarlige.

Nestleder

• Se sentrale vervbeskrivelser i Teams. I tillegg til de sentrale vervbeskrivelsene har nestleder på Lillehammer hovedansvar for registrering av varer og inventar, samt gjennomføring av lagerrydding. Dette arbeidet vil skje i samarbeid med registreringsansvarlig

Registreringsansvarlig

• Har ansvar for registrering av medlemmer i Rubic, samt registrering av varer og inventar i samarbeid med nestleder. Registreringsansvarlig har som hovedoppgave å bistå nestlederen med registrering. Dette innebærer medlemsregistrering i Rubic, samt registrering av varer og inventar. Dette vervet er viktig for å sikre god struktur og oppfølging av medlemsdata og materiell, samt å bidra til at Samfunnsstyret har oppdaterte og pålitelige registreringsrutiner.
  • Ansvarsområder:
    • Bistå nestleder i registrering og oppfølging av medlemmer i medlemssystemet Rubic.
    • Sørge for at nye medlemmer registreres korrekt og til rett tid, slik at de får de tilgangene de trenger.
    • Bidra til vedlikehold av medlemslister og sikre god oversikt over aktive medlemmer i organisasjonen.
    • Være medansvarlig for registrering og oversikt over inventar og varer, herunder:
      • Registrering av nye innkjøp eller varer som Samfunnstyret eier
      • Holde inventartelling/lagerrydding for undergruppene
      • Gjennomføre inventartelling for Samfunnsstyret.
      • Holde oversikt over tilgjengelig materiell og utstyr
    • Samarbeide med nestleder og andre relevante styremedlemmer for å opprettholde orden og struktur på registreringsarbeidet.
    • Bidra til rutiner og systemer for effektiv registrering og oppfølging.
  • Tidsbruk: Vervet har jevn, moderat arbeidsmengde gjennom året, med noe mer aktivitet i perioder med mange nye medlemmer eller ved store innkjøp.

Økonomiansvarlig 1

• Har ansvar for budsjettarbeid, regnskapsoversikt og økonomisk oppfølging av linjeforeninger og aktivitetsgrupper. Økonomi 1 har hovedansvar for budsjettprosessen i Samfunnsstyret, samt økonomisk oppfølging av linjeforeninger og aktivitetsgrupper. Rollen innebærer tett samarbeid med undergruppene og krever evne til både økonomisk veiledning og strukturert oppfølging. Økonomi 1 har en nøkkelrolle i å sikre god økonomiforståelse på tvers av organisasjonen.
  • Ansvarsområder:
    • Utarbeide og følge opp Samfunnsstyrets budsjett i samarbeid med leder og økonomi 2. Dette innebærer budsjettprosessen på høsten, samt ved revidering av budsjett.
    • Veilede og bistå linjeforeninger og aktivitetsgrupper i utforming av egne budsjetter.
    • Følge opp at utgifter og refusjoner samsvarer med godkjente budsjetter.
    • Håndtere økonomiske samtaler med grupper og enkeltpersoner som trenger støtte for å forstå budsjettering og økonomisk praksis.
    • Samarbeide med økonomi 2 for helhetlig økonomistyring og oversikt.
  • Tidsbruk: Tidsbruken varierer, men øker i forbindelse med budsjettinnleveringer og tildelingsprosesser. Vervet krever analytisk tankegang, tålmodighet og evne til å formidle økonomisk informasjon på en tilgjengelig måte

Økonomiansvarlig 2

• Har ansvar for daglig økonomisk drift, er varaattestant for undergruppene og har ansvar for oppfølging av praktiske oppgaver knyttet til betaling og arrangementer. Økonomi 2 har ansvar for den økonomiske driften i det daglige, og fungerer som bindeledd mellom Samfunnsstyret og undergruppene i deres økonomiske arbeid. Rollen innebærer bruk av verktøy som Hoopla og Zettle, og innhenting av informasjon og dokumentasjon fra undergruppene. Økonomi 2 har et stort fokus på praktisk gjennomføring og kontrollfunksjon i økonomien.
  • Ansvarsområder:
    • Ansvar for daglig økonomisk drift
    • Være varaattestant for alle undergrupper.
    • Følge opp og purre undergrupper på innsending av Ø8-skjemaer og arrangementsdokumentasjon.
    • Registrere og opprette arrangement i Hoopla, og følge med på billettsalg og økonomi knyttet til disse.
    • Følge opp og bistå grupper og foreninger med behov for å bruke iZettle
    • Samarbeide med økonomi 1 for å sikre at drift og budsjett samsvarer.
    • Sørge for at all økonomisk aktivitet dokumenteres og arkiveres i henhold til krav. Fortrinnsvis skjer dette gjennom regnskapsprogrammer SST i StudINN har bestemt at skal benyttes, per nå er dette Power Office.
    • Bidra til god økonomisk orden i organisasjonen gjennom oppfølging og tydelig kommunikasjon.
  • Tidsbruk: Vervet har jevn arbeidsmengde gjennom året, med økt pågang rundt arrangementer og økonomiske frister. Krever struktur, nøyaktighet og evne til å følge opp undergrupper på en tydelig og løsningsorientert måte

Markedsføringsansvarlig

• Markedsføringsansvarlig har ansvar for å markedsføre Lillehammer studentsamfunn sitt aktivitetstilbud ut til studentene. Rollen har ansvar for å markedsføre Lillehammer Studentsamfunn sitt aktivitetstilbud ut til studentene, og sørger for synlighet for både Samfunnsstyret og underliggende grupper. Rollen krever kreativitet, struktur og evne til å formidle informasjon på en tilgjengelig og engasjerende måte.
  • Ansvarsområder:
    • Overordnet ansvar for markedsføring knyttet til Samfunnsstyret, arrangementer og aktiviteter.
    • Bistå linjeforeninger og aktivitetsgrupper ved behov med råd og hjelp til markedsføring av deres arrangementer.
    • Produsere og publisere innhold til sosiale medier (Instagram, Facebook, Linktree, m.m.).
    • Utforme og holde nettsiden oppdatert med relevant informasjon.
    • Lage og publisere innhold på informasjonsskjermen ved studentportalen.
    • Oversette og tilpasse innhold til ulike språk ved behov for å nå ut til en bredere studentmasse.
    • Lage plakater og materiell til fysiske oppslag.
    • Samarbeide tett med resten av Samfunnsstyret for å sikre god og koordinert informasjonsflyt.
  • Verktøy og kanaler som benyttes: Redaktørtilgang på nettsiden, informasjonsskjerm, Facebook, Instagram, Gmail, Canva, Linktree og Teams.
  • Tidsbruk: Arbeidsmengden varierer noe i løpet av året og er størst i forkant av arrangementer. Rollen krever jevn innsats og proaktiv planlegging for å sikre kontinuerlig synlighet og god studentinformasjon.

Arrangementansvarlig 1

• Har overordnet ansvar for planlegging, koordinering og gjennomføring av Samfunnsstyrets arrangementer. Som arrangementansvarlig har du det overordnede ansvaret for planlegging, koordinering og gjennomføring av alle arrangementer i regi av Samfunnsstyret. Rollen krever god oversikt, evne til å delegere oppgaver og solid kommunikasjon med både interne og eksterne samarbeidspartnere.
  • Ansvarsområder:
    • Arrangementansvarlig har ansvar for å lede arbeidet med planlegging og gjennomføring av minst de følgende arrangementene gjennom året:
      • Fadderfestivalen
      • Høstfestivalen
      • Nyttårsbord for frivillige
      • Vår- eller påskefestival
      • 17. mai-feiring for studentene
      • Sommerfest for frivillige
    • Samarbeide tett med blant annet arrangement 2, sikkerhetsansvarlig og PR/markedsføringsansvarlig. Det er også mulig å etablere egne arbeidsgrupper med deltakere fra ulike undergrupper ved behov som man da vil ha ansvar for å lede.
    • Sørge for å ha møter med relevante aktører eller verv før arrangementer, samt informere resten av medlemmene i Samfunnsstyret om planlegging og gjennomføring under styremøter.
    • Rekruttere og koordinere frivillige til de ulike arrangementene. Dette kan blant annet innebære å sende ut påmelding til undergruppene slik at de kan melde seg på før festivaler, eller sende ut invitasjoner med påmelding til arrangementer for frivillige. Dersom man trenger flere som kan hjelpe til under arrangementet, er det også deres ansvar å rekruttere.
    • Sørge for tydelig og effektiv informasjon og markedsføring i samarbeid med kommunikasjonsansvarlig.
    • Ha oversikt over logistikk og praktiske detaljer – som booking av lokaler, bestilling av utstyr, mat og drikke, og kontakt med leverandører. NB: Alle bookinger og bestillinger skal godkjennes av Leder (BDM) før gjennomføring.
    • Evaluere arrangementene i etterkant og utarbeide erfaringsnotater som grunnlag for fremtidige arrangementer og kommende verv-innehavere.​​​​​​
• Tidsbruk: Arbeidsmengden i vervet varierer gjennom året, og er størst i forkant og under større arrangementer. Rollen krever kontinuerlig innsats og god evne til planlegging for å sikre at alle arrangementer gjennomføres på en trygg og profesjonell måte.

Arrangementansvarlig 2

• Har ansvar for å bistå Arrangement 1 i planlegging og gjennomføring, samt støtte markedsføring ved behov. Rollen har en støttende og operativ rolle i planlegging og gjennomføring av arrangementer i regi av Samfunnsstyret. Vervet innebærer å bistå Arrangement 1 med praktiske oppgaver og koordinering, samt at de skal kunne bistå markedsføringsansvarlig ved behov. Dette vil altså si at dersom markedsføring skulle ha behov for avlastning i en periode, vil dette falle på arrangement 2. Dette vervet passer godt for deg som ønsker erfaring med arrangementsarbeid, samarbeid og gjennomføring, uten å ha det overordnede ansvaret.
  • Ansvarsområder:
    • Bistå Arrangement 1 i planlegging og gjennomføring av følgende arrangementer:
      • Fadderfestivalen
      • Høstfestivalen
      • Nyttårsbord for frivillige
      • Vår- eller påskefestival
      • 17. mai-feiring for studentene
      • Sommerfest for frivillige
    • Delta i møter og planlegging sammen med Arrangement 1 og øvrige relevante roller (f.eks. sikkerhetsansvarlig og kommunikasjonsansvarlig).
    • Være tilgjengelig for å ta på seg praktiske oppgaver før, under og etter arrangementene – som rigging, vaktfordeling, koordinering av frivillige, og gjennomføring på selve dagen.
    • Være en støtteperson for koordinering og rekruttering av frivillige ved behov.
    • Bistå markedsføringsansvarlig med utforming og deling av informasjon og materiell i forbindelse med arrangementene, samt ellers ved behov.
    • Bidra til evaluering og erfaringsdeling i etterkant av arrangementene.
  • Tidsbruk: Arbeidsmengden varierer gjennom året, og er størst i perioder før og under større arrangementer. Det forventes fleksibilitet og innsats, særlig i hektiske perioder, men rollen er i mindre grad strategisk og administrativ enn arrangement 1.

Sikkerhetsansvarlig

• Har ansvar for å sikre at alle arrangementer har gode ROS-analyser og at undergrupper får opplæring i sikkerhetsarbeid. Rollen som sikkerhetsansvarlig har du ansvar for å sikre at Samfunnsstyrets og undergruppenes arrangementer gjennomføres på en trygg og ansvarlig måte. Rollen innebærer å ha oversikt over risikovurderinger, bidra med opplæring og veiledning, samt være en pådriver for gode rutiner knyttet til sikkerhet og ROS-analyser.
  • Ansvarsområder:
    • Ha overordnet ansvar for risikovurdering og sikkerhetsarbeid i Lillehammer Studentsamfunn.
    • Har i oppgave å utarbeide og oppdatere maler til ROS-analyser for typiske arrangementer studentsamfunnet eller undergruppene har gjennom året som undergruppene kan bruke som utgangspunkt i sine ROS-analyser.
    • Sørge for at det utarbeides relevante ROS-analyser (risiko- og sårbarhetsanalyser) til alle arrangementer i regi av Samfunnsstyret. Dette innebærer å skrive ROS-analyser for Samfunnsstyrets arrangementer, i samarbeid med Arrangement 1 og 2.
    • Følge opp at undergruppene skriver ROS-analyser til sine egne arrangementer, og bistår dem ved behov.
    • Tilby opplæring og veiledning i sikkerhetsarbeid og risikovurdering for undergruppene, inkludert hvordan de skriver gode og relevante ROS-analyser.
    • Delta i planlegging av Samfunnsstyrets arrangementer og bidra med innspill knyttet til sikkerhet og beredskap.
  • Tidsbruk: Tidsbruken i vervet varierer. Mye av arbeidet består i oppfølging, dokumentasjon og kommunikasjon med ulike grupper, og det er viktig med evne til å jobbe strukturert og forebyggende over tid.