Høring i organisasjonsutviklingsprosjektets bolk 4

Høring i organisasjonsutviklingsprosjektets bolk 4

Foto: Alexander Eriksson / StInn

Organisasjonsutviklingsprosjektet i StInn går mot slutten, arbeidet med bolk 4 er snart ferdig, og konkret forslag til endring av StInns struktur legges nå frem for innspill.

Vi ber om at alle innspill sendes til  stinn@inn.no innen 01.06.21, og at "Sak#20097737" oppgis i starten av emnefeltet. 

Litt om Organisasjonsutviklingsprosjektet i StInn (OU-prosjektet):
1. juli 2017 slo Studentorganisasjonen i Hedmark (StorHk) og Lillehammer Studentorganisasjon (LiSt) seg sammen til å bli Studentorganisasjonen i Innlandet (StInn). Man hadde da vært gjennom et prosjekt på et halvt år med omorganisering, omtalt som «Interim-perioden», for å fusjonere (slå sammen) disse to organisasjonene.

Organisasjonene sto relativt langt fra hverandre organisatorisk, hvorav blant annet det som i dag omtales som «Studentsamfunnene» var en del av gamle LiSt. Det ble derfor gjort en del kompromisser for å nå deadline om fusjon 1. juli 2017.

Allerede på Parlamentsmøte 1 (PM1) 2018 ble det foreslått å revidere mye av organisasjonsstrukturen (sak PM-13/18). Parlamentet vedtok da at Arbeidsutvalget skulle utrede arbeidet med utgangspunkt i notatet som fulgte saken, og at man skulle legge dette frem for Parlamentet for behandling.

Arbeidsutvalget ved nestleder jobbet da et halvt år med å utarbeide en prosjektskisse for prosess, og dette ble lagt frem for Parlamentet ved PM2 (andre ordinære møte) 2019 (sak PM-19/27). Det ble her lagt frem forslag om hvilke temaer og problemstillinger som prosjektet skulle ta stilling til, og at man skulle behandle temaene i fem bolker. Hver bolk skulle også behandles av Parlamentet før arbeidet med neste bolk ble startet.

Bolkene har utviklet seg etter hvert som tiden har gått, og Parlamentet har behandlet bolkene flere ganger enn opprinnelig planlagt. Slik det er nå, har det utviklet seg til at bolkene har tatt for seg følgende:

  • I bolk 1 skulle man kartlegge da-situasjonen i StInn,
  • i bolk 2 skulle man ta stilling til prinsipielle diskusjoner på et overordnet nivå,
  • i bolk 3 skulle man konkretisere bestemmelsene i bolk 2,
  • og i bolk 4 skulle man skrive bestemmelsene i bolk 3 inn i konkrete dokumenter

Tanken er da at så mange som mulig har hatt mulighet til å gi innspill i prosessen, og at det på denne måten skal være mer kvalitetssikret.

Bolk 1 og 2 ble behandlet på PM3 2019 (sak PM-19/33), og behandlet og godkjent på PM4 2019 (sak PM-19/46). Bolk 3 ble behandlet på PM4 2020 (sak PM-20/33), og behandlet igjen og godkjent på EPM1 2021 (sak PM-21/04).

I forkant av førstegangsbehandling av alle bolker i Parlamentet har man send forslaget på høring hos HINN, SINN og interne organer i StInn. I forkant av andregangsbehandlingen har man tilpasset forslaget ut ifra innspillene Parlamentet har gitt. 

Arbeidet i bolk 4, våren 2021:
OU-gruppen har i bolk 4 arbeidet ut ifra de retningslinjene som Parlamentet tidligere har gitt.

Arbeidet har bestått i å skrive prinsippene som ble vedtatt i bolk 2 og 3 inn i konkrete forslag til dokumenter. Følgende nye dokumenter er skrevet:

  • Vedtekter i StInn
  • Mandater for organer i StInn
  • Studenttingets forretningsorden
  • Vervbeskrivelser i StInn
  • Virksomhetsplan for StInn
  • Prinsipper for valg og fratredelser i StInn
  • Prinsipper for økonomistyring i StInn
  • Prinsipper for internkontroll i StInn
  • Prinsipper for etikk og kultur i StInn
  • Prinsipper for håndtering av klager, varslinger og mistillitsforslag i StInn
  • Sentralstyrets forretningsorden

Alle dokumenter kan lastes ned her:  https://filesender.uninett.no/?s=download&token=8e7ee171-348a-46d0-8b0c-3b66de5453eb 

Dokumentene er satt i et hierarki, der Vedtekter i StInn er øverste myndighet og resterende dokumenter er på nivåer under. Det er totalt lagt opp til fem nivåer, og du kan lese mer om dette i Prinsipper for internkontroll i StInn §§ 8-1 til 8-5.

Det har vært et arbeidsprinsipp at man ikke regulere noe to steder samtidig. På denne måten kan man i fremtiden kun endre teksten på et sted, uten å stå i fare for at det også må endres noe i et annet dokument for å unngå motsigelser i regelverket. En konsekvens av dette er at dokumentene refererer mye til hverandre. OU-gruppen er ikke ferdig enda med å kontrollere at disse referansene stemmer overens, men arbeidet vil være ferdigstilt når Parlamentet får det til behandling. Det kan også forekomme redaksjonelle endringer for å gjøre dokumentene/språket mer ryddig eller forståelig. 

Fordi dokumentene refererer til hverandre kan det være utfordrende å sette seg inn i helheten. Derfor anbefaler OU-gruppen at man leser dokumentene ferdig i den rekkefølgen som er oppgitt i listen ovenfor, før man prøver å se for seg scenarioer for å teste regelverket.  

Dokumentet Prinsipper for etikk og kultur er ikke behandlet av Parlamentet i bolk 3. I et forsøk på å effektivisere prosessen har OU-gruppen laget et forslag til hvordan disse prinsippene kan være. Mange av prinsippene i dette dokumentet er hentet fra "Etiske retningslinjer for statstjenesten". 

Hvilke dokumenter er tenkt å erstatte hvilke?

  • Vedtekter i StInn, som en erstatning for dokumentet Vedtekter
  • Mandater for organer i StInn - nytt dokument, men litt reguleres i dagens vedtekter
  • Vervbeskrivelser i StInn, som en erstatning til Stillingsinstruksene
  • Studenttingets forretningsorden, som en erstatning til Parlamentets forretningsorden
  • Sentralstyrets forretningsorden - nytt dokument
  • Prinsipper for økonomistyring i StInn, som en erstatning til Økonomireglementet
  • Prinsipper for valg og fratredelser i StInn, som en erstatning til Valgreglementet
  • Prinsipper for internkontroll i StInn - nytt dokument, manglende regulering i dag
  • Prinsipper for håndtering av klager, varslinger og mistillitsforslag i StInn - nytt dokument, manglende regulering i dag
  • Prinsipper for etikk og kultur i StInn, som en erstatning for Code of Conduct
  • Virksomhetsplan for StInn, som en erstatning for Organisatorisk strategiplan

Fordeling av honorar i ny modell:
OU-gruppen har også tatt stilling til hvordan honorar kan fordeles i ny modell.

OU-gruppen mener at mye av arbeidsmengden til Arbeidsutvalget i dag er lagt over på andre verv i organisasjonen. Dette gjelder spesielt administrative oppgaver hvor Sentralstyret skal ha et mye større ansvar, hvor intensjonen videre er at Arbeidsutvalget i ny modell skal kunne rendyrke politisk arbeid. OU-gruppen mener derfor at det vil være mer rettferdig å fordele de midlene man får tildelt til honorar mellom medlemmene i Arbeidsutvalget, medlemmer av Sentralstyret.

OU-gruppen mener videre at flere verv skal få tildelt honorar, med utgangspunkt i ansvaret som kommer frem av de utarbeidede dokumentene i bolk 4. Disse vervene er lederne i Kontroll- og konstitusjonsutvalget og Valgkomiteen, samt nestlederne i Studentrådsutvalgene. 

OU-gruppen mener at ved å fordele arbeidsmengden på flere personer kan man legge til rette for at det å ha verv i StInn kan gjøres til en alternativ deltidsjobb ved siden av studiene. 
Man har her tatt utgangspunkt i at HINN gir en pott med penger som StInn kan fordele mellom sine tillitsvalgte selv. Honoraret oppgis i prosent for å ivareta at størrelsen på potten kan endres over tid. I dagens pott med penger til honorar ligger ca kr 1 286 352,50 brutto (fratrukket sosiale kostnader). Satsene kommer frem i dokumentet «Vervbeskrivelser i StInn», under overskriften «Honorar».

Prosessen videre:
OU-gruppen ber nå om innspill til arbeidet som er gjort. I hovedsak bes det om innspill til følgende:

  • Ivaretar dokumentene som legges frem intensjonen som ble vedtatt i bolk 2 og bolk 3?
  • Er språket godt nok til å brukes i et regelverk? OU-gruppen har vært opptatt av at språket skal være forståelig, samtidig som at det er konkret og tydelig. 
  • Er forslaget til fordeling av midlene til honorar rettferdig og riktig fordelt?
  • Er regelverket stødig nok til å håndtere evt. fremtidige klage, varslings- og mistillitssaker?
  • Gir dokumentene en tydelig forståelse om roller, autoritet, ansvar, oppgavefordeling og mandat? Både individuelt, som avdeling, og som organisasjon?
  • Er det lett og tydelig å forstå hvordan man skal opptre som tillitsvalgt?

Andre innspill tas også godt imot, men vi minner om at mange av de prinsipielle avgjørelsene allerede er tatt tidligere i prosessen, og at tilbakemeldingene tar for seg det bolk 4-arbeidet har gått ut på. 

Som student kan du også komme med innspill i innspillsmøte 28.05.21. Invitasjon sendes ut senere. 

Alle innspill som mottas vil OU-gruppen ta stilling til, og legge frem sine synspunkter om. De innspillene OU-gruppen er enige med vil implementeres direkte i forslaget som legges frem, og resterende vil legges frem selvstendig, for Parlamentet på PM4 18.06.21.

Forslagene som legges frem for Parlamentet vil være at dokumenter opphører, og andre dokumenter opprettes i samsvar med plan for overgang til ny modell. Denne planen er ikke laget enda, men må legges frem og godkjennes av Parlamentet før nye dokumenter eventuelt kan tre i kraft. 

Planen er tiltenkt å hovedsakelig bestå av tidspunkter for valg, når gamle verv slutter å eksistere, når nye verv starter å eksistere, og når skifte av regelverk trer i kraft. 
Vedtektene må behandles to ganger av Parlamentet i tråd med føringer i nåværende vedtekter. 
 
Vi ser frem til deres tilbakemeldinger!

OU-gruppen
v/ Jørgen A. Wigestrand, Alexander Eriksson, Mads J. K. Scharning, Ine Guldbrandsen, Sonja T. Nguyen, Samuil T. Simeonov, William A. W. Lübbe, Eivind B. Thorsland, med organisasjonskonsulentene