Klassifisere data og informasjon

Data og informasjon som Høgskolen i Innlandet har hånd om skal være klassifisert slik at vi kan være sikre på at de blir håndtert riktig.

Informasjonen klassifiseres i fire kategorier, fra åpen til strengt fortrolig.

Det er informasjonseieren som har ansvar for å:

  • sikre at informasjonen er plassert i riktig klasse ut ifra disse reglene.
  • gjøre en vurdering når informasjonen bytter klasse.
  • påse at all lagring, behandling og bearbeiding av informasjon foregår på tekniske løsninger som er godkjent for dette.
  • regelmessig sjekke at man oppfyller eventuelle endringer i kravene.

Informasjonseier

All informasjon som Høgskolen i Innlandet har hånd om, skal ha en entydig og identifiserbar eier. Det skal være mulig å finne ut hvem som er ansvarlig for at informasjonen er vedlikeholdt, oppdatert og riktig merket. Der det ikke kan identifiseres en eier, er Rektor ansvarlig for informasjonen.

Se kriterier for de ulike informasjonsklassene

Åpen eller fritt tilgjengelig (Grønn)

Informasjon som kan eller skal være tilgjengelig for alle uten særskilte tilgangsrettigheter.

Det aller meste av informasjonen høgskolen forvalter er åpen, enten som konsekvens av mål og hensikt med høgskolens virksomhet eller som resultat av pålegg om åpenhet i lov, forskrift og annet regelverk som regulerer offentlig forvaltning og virksomhet.

Andre deler av informasjonen har ingen krav om beskyttelse selv om den ikke ligger åpent tilgjengelig.

Denne klassen benyttes dersom det ikke forårsaker noen skade for institusjonen, eller samarbeidspartner hvis informasjonen blir kjent for uvedkommende.

Eksempler på slik informasjon er:

  • en web-side som presenterer en avdeling, et kurs eller en enhet som legges åpent ut på internett
  • studiemateriell som ligger åpent, men som er merket med en gitt lisens og/eller opphavsrett
  • forskningsdata som ikke trenger noen beskyttelse (forskeren står ansvarlig for denne vurderingen)
  • undervisningsmateriell som ikke trenger noen beskyttelse (underviseren står ansvarlig for denne vurderingen)

Merk at selv om noe av denne informasjonen skal være tilgjengelig for alle, skal likevel informasjonens integritet sikres ved at kun personer og brukere med riktige rettigheter har tilgang til å endre informasjonen.

Merk også at selv om informasjonen kan være åpen, er det ikke fritt frem å velge hva du gjør med den. Opphavsrett og kreditering bør også vurderes.

Begrenset (Gul)

Dette er i utgangspunktet informasjon som ikke er åpen for alle. I lover eller annet regelverk er det ingen krav om at informasjonen skal være åpen. Dette er altså all informasjon som ikke er klassifisert som åpen, fortrolig, eller strengt fortrolig.

Informasjonen må ha en viss beskyttelse og kan være tilgjengelig for både eksterne og interne, med kontrollerte tilgangsrettigheter.

Denne klassen benyttes dersom det vil kunne forårsake en viss skade for institusjonen, eller for samarbeidspartnere og forskningsdeltakere hvis informasjonen blir kjent for uvedkommende.

Informasjonen har kun relevans for eller er innrettet mot en begrenset brukergruppe enten ved høgskolen eller ved institusjoner og organisasjoner høgskolen har samarbeid med.

Eksempler på slik informasjon kan være:

  • enkelte arbeidsdokumenter
  • informasjon som er unntatt offentlighet
  • mange typer av personopplysninger
  • karakterer
  • studentarbeider
  • eksamensbesvarelser
  • forskningsdata basert på alminnelige personopplysninger (GDPR art. 4) 
  • upubliserte forskningsdata og arbeider

Fortrolig (Rød)

Dette er informasjon som høgskolen er pålagt å begrense tilgangen til i lov, forskrift, avtaler, reglementer og annet regelverk. Dette tilsvarer graden fortrolig i den offentlige Beskyttelsesinstruksen.

«Fortrolig» benyttes hvis det vil forårsake skade for offentlige interesser, høgskolen, enkeltperson eller samarbeidspartner hvis informasjonen blir kjent for uvedkommende.

Eksempler på slik informasjon kan være:

  • særskilte kategorier av personopplysninger (tidligere kalt «sensitive personopplysninger») herunder religion, etnisitet, politisk oppfatning, fagforeningstilknytning, filosofisk overbevisning og seksuell orientering
  • helseopplysninger inkludert psykososiale problemer og genetikk
  • data underlagt eksportkontroll
  • personalmapper
  • endel informasjon om f. eks. sikring av bygninger og IT-systemer
  • lokasjonsdata om rødlistete biotoper og arter

Strengt fortrolig (Svart)

Denne kategorien omfatter samme type informasjon som Fortrolig (rød), men der spesielle hensyn gjør at man ønsker å beskytte dataene ytterligere.

Pålegg om beskyttelse og sikring utover de lovbestemte skal være nedfelt i avtaler eller skriftlig dokumentert på annen måte.

Dette tilsvarer graden strengt fortrolig i den offentlige Beskyttelsesinstruksen.

«Strengt fortrolig» benyttes dersom det vil kunne forårsake betydelig skade for offentlige interesser, høgskolen, enkeltperson eller samarbeidspartner at informasjonen blir kjent for uvedkommende.

Plassering av data og informasjon i denne kategorien gjøres i samarbeid med høgskolens jurister og CSO.

Eksempler på slik informasjon er:

  • store mengder sensitive personopplysninger
  • store mengder helseopplysninger
  • enkelte kategorier forskningsdata med særlig behov for beskyttelse 
  • datasett av stor økonomisk verdi

Informasjonen skal alltid plasseres i en tilstrekkelig sikker klasse.

Dersom du er i tvil om plasseringen, skal du med andre ord velge den sikreste av klassene som er aktuelle, og for eksempel velge rød klasse dersom du er i tvil om informasjonen skal klassifiseres som gul eller rød.