K8 Utvikling og ledelse av studieprogrammene

Effektiv ledelse av studieprogrammene er avhengig av at hele kjeden spiller sammen. Den daglige ledelsen av studieprogrammene utføres av den som er studieprogramansvarlig, men effektiv ledelse er avhengig av at forholdene er lagt til rette fra fakultet eller institusjon. Rapportering på dette kvalitetsområdet er derfor en god anledning til å vise hvordan tilstanden er på studieprogramnivå. 

Kvalitetsområde 8 har fire delmål. To av dem er direkte knyttet til ledelse av studieprogram (delmål 1 og 2). De to andre krever et større samspill i organisasjonen.

Figuren viser mål og delmål for kvalitetsområde 8

Synet på studieprogramansvarliges rolle har stor betydning for hvordan man forstår dette kvalitetsområdet. Nedenfor sier vi derfor først noe om hvordan vi ser studieprogramansvarliges rolle fra kvalitetsarbeidets perspektiv. Deretter tar vi for oss de ulike delmålene.

Studieprogramansvarliges rolle 

Ledelse er et mangfoldig begrep som forstås på mange måter. En fellesnevner handler likevel ofte om å være med å gi en retning for arbeidet.

Studietilsynsforskriften sier at kvalitetsarbeidet skal være forankret i ledelsen på alle nivåer i organisasjonen (se under overskriften Formelle krav til studiet nedenfor - Studietilsynsforskriften §4-1, (2)). I samme ledd heter det at kvalitetsarbeidet skal "bidra til å fremme en kvalitetskultur blant ansatte og studenter".

Høgskolen har organisert mye av sitt kvalitetsarbeid i tilknytning til studieprogrammene. Da blir det viktig å fremme kvalitetskultur på studieprogramnivå. Her har studieprogramansvarlig en viktig rolle som leder. I den forbindelse kan det kan være nyttig å minne om høgskolens hovedmål for kvalitetsarbeidet:

«Vi forbereder våre studenter gjennom et mangfold av læringsformer for et samfunn i endring, basert på forskning og kunstnerisk utviklingsarbeid.»

Dette hovedmålet inneholder fire viktige aspekter ved ledelse av studieprogram og viktige elementer i den kvalitetskulturen vi ønsker å skape:

  • Studentene er hovedmålgruppen for utdanningen.
  • Det er viktig å stimulere til et mangfold av læringsformer.
  • Utdanningen forbereder for arbeid i et samfunn i endring
  • Kunnskap er basis for utdanningen

Ledelse av studieprogrammene må bygge opp om disse fire aspektene. Det krever en form for relasjonell ledelse hvor ulike grupper som studenter, fagmiljø og administrasjon får delta og bidra. Derfor blir ledelse av studieprogramutvalget viktig. Det er i tilknytning til studieprogramutvalget man:

  • evaluerer resultat fra undersøkelser og evalueringer (se under overskriften Formelle krav til studiet nedenfor - Studietilsynsforskriften §4-1, (4))
  • blir enig om tiltak og følger dem opp (se under overskriften Formelle krav til studiet nedenfor - Studietilsynsforskriften §4-1, (5))

Vi tror at når disse arbeidsprosessene, som vi har beskrevet som et kontinuerlig kvalitetsarbeid, ivaretas på en god måte, så skapes det en kultur for kvalitet.

En utfordring for studieprogramansvarlig er at vedkommende har mange ulike plikter som lett kan ta fokus:

  • Lede studieprogramutvalg, herunder sørge for at det blir valgt klassetillitsvalgte studenter (valg av klassetillitsvalgte er delvis dekket under K5, delmål 4)
  • Utvikle studieplan og kjenne den så godt at den er et egnet utgangspunkt for ledelse (delmål 1)
  • Gjennomføre periodiske studieprogramevalueringer (delmål 2)
  • Ansvar for å følge opp undersøkelser og evalueringer
  • Sørge for rapportering
  • Særskilte faglige vurderinger (for eksempel ved innpassing)

Alle disse oppgavene kan fort gi en oppgaveorientert ledelsesadferd (se figur). Figuren prøver å vise at rollen står i spennet mellom å være relasjonell og oppgaveorientert. Kravene kan fort gi en oppgaveorientert tilnærming, men en god gjennomføring av dem krever relasjonell adferd.

Figuren viser hvordan alle oppgavene i rollen som studieprogramansvarlig kan gi en oppgaveorientert ledelsesadferd

Ledelsen av studieprogrammet har fått et eget delmål under K8 i vårt kvalitetssystem:

«Ledelse av studieprogrammene skal plasseres tydelig.»

Som beskrivelsen nedenfor viser, ønsker vi at dette skal være et delmål med en form for selvevaluering hvor det settes søkelys på studieprogramansvarliges rolle generelt og gjennomføringen av studieprogramutvalg spesielt.

Delmål 1: Studieplanen skal være styrende for gjennomføring av studieprogrammene 

Studieplanen med sine beskrivelser av læringsutbytte er viktige for styring av studieprogrammet. Rapportering på dette delmålet vil være en kvalitativ vurdering av hvordan studieplanen faktisk gjennomføres. Det kan være ytre og indre omstendigheter som gjør at man ikke klarer å gjennomføre i henhold til studieplan:

  • Særskilte situasjoner (som for eksempel pandemi)
  • Komplikasjoner med hensyn til eksterne bidragsytere (praksis, bidrag fra andre fagmiljø ol.)
  • Pedagogiske utfordringer
  • Infrastruktur
  • Rekruttering
  • Manglende ressurser

Vekten må legges på hva man vil gjøre med denne situasjonen. Hvordan kan man legge til rette for at studieplanen skal kunne gjennomføres? Eksempler på tiltak kan være:

  • Omorganisering av studiet.
  • Bruk av nye læringsformer
  • Kompetanseutvikling
  • Studieplanrevisjon

Noen ganger kan dette løses internt i fagmiljøet ved studieprogrammet. Andre ganger er det behov for samspill studieprogram imellom. Løfter man disse behovene inn i studieprogramansvarliges rapport kan det gi grunnlag for en felles samtale på tvers av studieprogram. Det er også noen ganger slik at behov må løftes til fakultets og institusjonsnivå for eksempel når studieprogrammet har behov for ressurser.

Delmål 2: Programmene skal evalueres jevnlig og i henhold til rutiner for evaluering og forbedring 

 Alle studieprogram skal evalueres hvert sjette år. Dette er nedfelt i Studiekvalitetsforskriften (se grønn boks med formelle krav til studiet). Høgskolen har utviklet en egen veileder for dette arbeidet (se grønn boks nedenfor).

Alle evalueringer skal lede til en egen rapport. Dette er altså en annen rapport enn studieprogramansvarliges rapport. I studieprogramansvarliges rapport er det naturlig å følge opp de periodiske studieprogramevalueringer på to måter:

  • En kortfattet presentasjon når evaluering er gjennomført med vekt på planlagte tiltak.
  • Oppfølging av planlagte tiltak:
    • Har man gjort endringer i henhold til planlagte tiltak?
    • Har tiltakene gitt ønsket effekt?
    • Vil man revidere sin handlingsplan?

Høgskolen har utviklet en egen samleside for periodiske studieprogramevalueringer. Her finner du:

  • Veileder for gjennomføring av periodiske studieprogramevalueringer
  • Plan for gjennomføring
  • Rapporter fra gjennomførte evalueringer

Delmål 3: Ledelse av studieprogrammene skal plasseres tydelig 

Det er fakultet og institutt som har et ansvar for at ledelsen av studieprogrammet plasseres tydelig. Hvert enkelt fakultet har utviklet egne rollebeskrivelser for studieprogramansvarlige basert på felles rollebeskrivelse.

Høgskolen utvikler tilgjengelige ressurser som skal støtte rolleavklaring. Et kurs i utdanningsledelse er nå under utarbeidelse. Disse sidene om studieprogramansvarliges rapport kan også bidra til rolleavklaring.

Vi har valgt å la rapportering på dette delmålet på studieprogramnivået gjelde tre hovedområder:

  • Studentenes trivsel
  • Hvordan arbeidet i studieprogramutvalg har fungert
  • Utfordringer ved rollen som studieprogramansvarlig

Studenters trivsel

Hvorvidt studentene trives eller ei er ikke direkte knyttet opp mot tydelig ledelse eller velfungerende studieprogramutvalg. Men, ledelsens hensikt er å sørge for at samspillet mellom viktige grupper som studenter, fagmiljø og administrasjon fungerer. Et godt fungerende samspill med muligheter for medvirkning fremmer trivsel. Studiebarometeret og studiestartundersøkelsen har begge de samme spørsmål som går på studentenes trivsel:

  • Jeg går på det studieprogrammet jeg helst vil gå på
  • Jeg er, alt i alt, tilfreds med studieprogrammet jeg går på

Dette er spørsmål som ofte leder til sammenligning studieprogram imellom. Nasjonale styringsparametre på DBH siterer det andre spørsmålet fra studiebarometeret i sin «skår på hvordan studentene oppfatter studiekvaliteten».

Verdien av at spørsmålet både stilles i studiestartundersøkelsen og i studiebarometeret er at det er mulig å spore en utvikling. Ser man en endring bør man snakke om dette i studieprogramutvalg, eventuelt i tilknytning til særskilte fokusgrupper. Relevante tiltak kan falle inn under alle kvalitetsområder.

Det samme gjelder hvis man får et svakt resultat.

Studieprogramutvalget

Studieprogramansvarliges rapport må inneholde en vurdering av arbeidet i studieprogramutvalget. Dette er avgjørende for fakultetsleddet for å forstå dynamikken mellom de ulike roller på studieprogramnivå. Her møtes altså ulike roller:

  • Studieprogramansvarlige
  • Emneansvarlige
  • Studieadministrasjon
  • Studenter

Aktuelle spørsmål kan være:

  • Hvordan diskuteres evalueringene i studieprogramutvalgene?
  • Hvilke muligheter har studentene i studieprogramutvalgsmøtene til å gi tilbakemeldinger?
  • Hvordan følges tiltak opp i studieprogramutvalget?
  • Hvordan bidrar ulike grupper inn i studieprogramutvalget?

Studieprogramansvarliges rolle

Det er naturlig at man rapporterer på hvordan man opplever studieprogramansvarliges rolle. Det kan dreie seg om ulike utfordringer, tilgjengelige ressurser og behov for kompetanse. Denne rapporten har likevel en begrenset funksjon siden den skal diskuteres i studieprogramutvalg. Mange tema er best egnet i medarbeidersamtale med enhetsleder eller tilsvarende.

Delmål 4: Høgskolen skal ha effektive IT systemer i tilknytning til sine studieprogrammer 

Dette er et delmål som må håndteres på tvers av organisasjonen. Gjennomføring av utdanningen på studieprogramnivå blir påvirket av effektiviteten på systemer som tilbys av andre deler av organisasjonen. Det er derfor en forutsetning at samspillet i organisasjonen fungerer.

Det er også en forutsetning at det interne samspillet i studieprogrammet fungerer godt siden ulike grupper kan forstå systemene på ulikt vis:

  • Studenter – er den sentrale målgruppe
  • Fagmiljø – bruker IT systemene for å gjennomføre læringsaktivitet
  • Administrasjon – bruker IT systemer for å organisere utdanningen

Evaluering av dette delmålet krever en kvalitativ vurdering, men studiebarometeret har også ett relevant spørsmål under fysisk læringsmiljø og infrastruktur:

  • Hvor tilfreds er du med IKT-tjenester (f.eks. læringsplattformer, programvare og PC-tilgang)

Svakt resultat på dette spørsmålet vil kreve en dialog med studenter, fagmiljø og administrasjon som gjerne kan gjøres i studieprogramutvalg. Man kan ha ulikt behov i ulike grupper. Samtalen kan lede til tiltak som gir økt forståelse og effektivitet.

  • Er IT systemene egnet til vår type bruk? Bør vi gjøre endringer som er bedre tilpasset tilgjengelige systemer?
  • Brukes IT systemene ulikt? Bør vi samordne bruken, enten i fagmiljø eller administrasjon?
  • Er opplæringen tilstrekkelig?

Noen ganger er det likevel slik at behov ikke kan møtes internt i studieprogrammet. Da må man løfte til de relevante instanser i organisasjonen. Studieprogramansvarliges rapport kan brukes til å melde slike behov.

Ressurser

Primære indikatorer 

  • Overordnet tilfredshet (Jeg er, alt i alt, tilfreds med studieprogrammet jeg går på (Sbar))

Tableauverksted 

Slik finner du relevante primære indikatorer fra Studiebarometeret i Tableau:

Tableau innlogging

Tableau brukerveiledning

Formelle krav til studiet 

Studietilsynsforskriften

Studietilsynsforskriften har i § 4-1. Krav til det systematiske kvalitetsarbeidet flere ledd som har betydning for ledelse av studieprogrammene:

(2) Kvalitetsarbeidet skal være forankret i institusjonens styre og ledelse på alle nivåer. Institusjonen skal gjennom kvalitetsarbeidet bidra til å fremme en kvalitetskultur blant ansatte og studenter.

(4) Institusjonen skal systematisk innhente informasjon fra relevante kilder for å kunne vurdere kvaliteten i alle studietilbud.

(5) Kunnskap fra kvalitetsarbeidet skal brukes til å utvikle kvaliteten i studietilbudene og avdekke eventuelt sviktende kvalitet. Sviktende kvalitet skal rettes opp innen rimelig tid.

Studiekvalitetsforskriften

Periodiske studieprogramevalueringer er forankret i § 2-1. Krav til systematisk kvalitetsarbeid:

(2) Institusjonene skal gjennomføre periodiske evalueringer av studietilbudene sine. Representanter fra arbeids- eller samfunnsliv, studenter og eksterne sakkyndige, som er relevante for studietilbudet, skal bidra i evalueringene. Evalueringsresultatene skal være offentlige.